Propojení Money S3 s e-shopem ~ Rocketoo MAX

Znáte Money S3?

Účetní systém, který může řídit i váš e-shop

Money S3 je ekonomický a účetní systém určený živnostníkům a menším či středním firmám. Firmy jej používají pro účetnictví, fakturaci, správu skladu, objednávky a evidenci obchodních partnerů.
Propojením s Rocketoo MAX lze data z Money S3 využít také pro internetový prodej. Na e-shop se automaticky přenášejí aktuální produkty, ceny a skladové zásoby, zatímco nové objednávky putují zpět do účetního systému.
Nemusíte tak stejné údaje spravovat na dvou místech ani každou objednávku ručně přepisovat.

Technologie propojení

Řešení podle konfigurace vašeho Money S3

Money S3 umožňuje několik způsobů komunikace s e-shopem. Vhodnou variantu zvolíme podle používaných modulů, požadovaného rozsahu dat a toho, zda chcete z Money S3 řídit také obsah produktového katalogu.

Propojení s E-shop konektorem

E-shop konektor rozšiřuje možnosti evidence produktů a zákazníků v Money S3. Díky tomu lze z účetního systému spravovat větší část produktového katalogu a přenášet například popisy, obrázky, parametry nebo další informace.
Tato varianta je vhodná pro firmy, které chtějí Money S3 používat jako hlavní místo pro správu e-shopových dat.

Propojení bez E-shop konektoru

Pokud E-shop konektor nepoužíváte, lze připravit jednodušší propojení zaměřené především na doklady, skladové zásoby a ceny. Konkrétní možnosti závisí na dostupných modulech a licenci Money S3.
Před realizací ověříme současnou konfiguraci a doporučíme rozsah, který dává pro váš provoz smysl.

Přenos prostřednictvím ShopSync

Komunikaci mezi Rocketoo MAX a Money S3 zajišťuje služba ShopSync. Ta převádí data do požadované struktury, pravidelně zpracovává změny a kontroluje výsledek jednotlivých přenosů.
Zaměstnanci nemusí objednávky exportovat do tabulek ani je ručně zakládat v účetním systému.

Jasně určený zdroj dat

U každé skupiny informací stanovíme, zda ji řídí Money S3, nebo Rocketoo MAX. Ceny a zásoby můžete například spravovat v účetním systému, zatímco marketingové popisy a řazení produktů ponecháte v administraci e-shopu.
Tím zabráníme nechtěnému přepisování a každý údaj se bude upravovat pouze na jednom místě.

Proč Rocketoo MAX

Výhody propojení s Money S3

Propojení, které omezuje ruční práci, snižuje chybovost a udržuje e-shop nad aktuálními údaji z Money S3.

Objednávky bez ručního přepisování

Nová objednávka z e-shopu se automaticky přenese do Money S3 včetně zákazníka, adres, položek, cen, slev, dopravy a způsobu platby.

Aktuální skladové zásoby

Změny zásob v Money S3 se pravidelně propisují na e-shop. Zákazníci tak vidí dostupnost odpovídající skutečnému stavu skladu.

Správné ceny bez dvojí administrativy

Ceny upravíte v Money S3 a propojení je přenese na e-shop. Nemusíte stejné změny zadávat znovu v administraci Rocketoo MAX.

Rozsah podle vašich potřeb

Můžete začít základním přenosem objednávek, cen a skladových zásob. Pokud používáte odpovídající moduly, lze propojení rozšířit o produktový katalog, zákazníky nebo B2B funkce.

Podpora zahraničního prodeje

Do Money S3 lze přenášet údaje potřebné pro zpracování objednávek v režimu OSS, včetně státu zákazníka a odpovídající sazby DPH.

Automatické aktualizace stavů objednávek

Stav objednávky změněný v Money S3 lze přenést zpět na e-shop. Zákazník tak získá aktuální informaci bez zásahu administrátora.

Provozovatelé, kteří nám důvěřují

Rozsah propojení

Co lze mezi Money S3 a Rocketoo MAX synchronizovat

Dostupný rozsah závisí na používaných modulech, licenci a způsobu, jakým máte Money S3 nastavené.

Produkty a skladové karty

Z Money S3 lze na e-shop přenášet kódy, názvy, sazby DPH, měrné jednotky, ceny, skladové zásoby a další údaje vedené u produktů.
Rozsah obsahových údajů závisí zejména na tom, zda používáte E-shop konektor.

Kategorie a produktový obsah

S odpovídajícím modulem lze z Money S3 přenášet také kategorie, popisy, obrázky, parametry a související produkty.
Pokud tyto údaje nechcete spravovat v účetním systému, mohou zůstat pouze v administraci Rocketoo MAX.

Varianty produktů

Propojení může pracovat s variantami, jako jsou velikosti nebo barvy. Způsob jejich uložení se však může lišit, proto jejich zpracování připravujeme podle konkrétního katalogu a konfigurace Money S3.

Ceny a cenové hladiny

Z Money S3 lze přenášet základní prodejní ceny i další cenové hladiny. Pro B2B zákazníky lze využít ceník nebo cenovou hladinu přiřazenou konkrétnímu zákazníkovi.
Součástí nastavení bude také práce s DPH, měnami a slevami.

Skladové zásoby

Rocketoo MAX pravidelně získává informace o zásobách z Money S3. Podle zvoleného řešení lze zobrazovat přesný počet kusů nebo pouze odpovídající stav dostupnosti.
Pokud používáte více skladů, určíme, které z nich se mají na e-shopu zohledňovat.

Objednávky a faktury

Objednávky, případně faktury z e-shopu lze automaticky importovat do Money S3. Přenášejí se položky, zákaznické údaje, adresy, ceny, slevy, doprava, platba a další potřebné informace.
Před spuštěním nastavíme také odpovídající typ dokladu, číselnou řadu, sklad a další účetní údaje.

Zákazníci a adresář

Podle přijatých objednávek lze v adresáři Money S3 zakládat nové zákazníky nebo objednávky párovat s existujícími záznamy.
U rozšířeného B2B propojení lze zákazníky přenášet také z Money S3 na e-shop a automaticky jim přiřazovat odpovídající ceník.

Stavy objednávek

Změnu stavu objednávky v Money S3 lze přenést zpět do Rocketoo MAX. E-shop pak může automaticky aktualizovat zákaznický účet a odeslat informační e-mail.

Doprava a platba

Dopravní a platební metody z e-shopu se párují s odpovídajícími hodnotami v Money S3. Doklad tak obsahuje údaje potřebné pro fakturaci a expedici.

OSS a zahraniční objednávky

Do Money S3 lze přenášet stát zákazníka, měnu, sazbu DPH a příznaky potřebné pro zpracování objednávek v režimu OSS. Přesný způsob nastavení přizpůsobíme zemím, do kterých prodáváte.

Jak to bude fungovat

Nejprve vybereme vhodnou variantu, potom nastavíme přenosy

Prověříme vaše Money S3

Zjistíme používanou verzi, moduly a licence. Ověříme zejména dostupnost E-shop konektoru, API nebo modulu určeného pro datovou výměnu.

Zmapujeme současný provoz

Projdemе způsob správy produktů, cen, skladů, zákazníků a dokladů. Zjistíme také, jak objednávka prochází firmou od přijetí až po expedici a fakturaci.

Určíme zdroj jednotlivých dat

U každé skupiny informací stanovíme, zda ji bude spravovat Money S3, Rocketoo MAX nebo jiný systém.

Navrhneme mapování

Připravíme přehled přenášených polí, typů dokladů, stavů objednávek, skladů, cenových hladin, doprav a plateb.

Nastavíme ShopSync

Připravíme propojení, párování existujících záznamů a pravidla pro pravidelný přenos dat mezi oběma systémy.

Otestujeme reálné scénáře

Ověříme objednávky firem i spotřebitelů, různé sazby DPH, slevy, dopravy, platby, zahraniční objednávky a změny stavů.

Spustíme a zkontrolujeme provoz

Po spuštění zkontrolujeme první reálné přenosy a nastavíme postup pro řešení případných chyb nebo nepárovaných záznamů.

Praktický příklad

Od objednávky na e-shopu až po doklad v Money S3

Zákazník vytvoří objednávku v e-shopu Rocketoo MAX. ShopSync ji automaticky přenese do Money S3 včetně zákaznických údajů, adres, položek, cen, dopravy a platby.

Objednávku následně zpracujete způsobem, na který jste v Money S3 zvyklí. Změna jejího stavu se může přenést zpět na e-shop a zákazník dostane odpovídající informaci.

Aktuální ceny a skladové zásoby se mezitím synchronizují opačným směrem z Money S3 do Rocketoo MAX.

E-shop i účetnictví tak pracují s navazujícími daty bez opakovaného ručního zadávání.

Technické předpoklady

Co budeme potřebovat před spuštěním

Pro realizaci propojení je potřeba:

používaná a podporovaná verze Money S3,
přehled aktivních modulů a licencí,
informace o dostupnosti E-shop konektoru nebo API,
potřebné přístupy a oprávnění,
seznam skladů a cenových hladin,
seznam typů a číselných řad dokladů,
popis současného zpracování objednávek,
pravidla pro párování produktů a zákazníků,
rozhodnutí, který systém bude řídit jednotlivé skupiny dat.

Dostupnost konkrétních funkcí závisí na verzi, licenci, instalovaných modulech a konfiguraci Money S3. Technické předpoklady proto ověříme před zahájením realizace.

FAQ

Časté dotazy k propojení s Money S3

Odpovědi na to, co provozovatele e-shopů zajímá nejčastěji – než se pustí do propojení.

Potřebujeme E-shop konektor?

Ne vždy. E-shop konektor je důležitý především tehdy, pokud chcete z Money S3 řídit rozsáhlejší produktový katalog včetně dalších e-shopových údajů.
Pro jednodušší přenos objednávek, cen a skladových zásob lze podle vaší licence využít také jiný způsob propojení.

Jak zjistíme, kterou variantu propojení potřebujeme?

Prověříme používanou verzi, moduly a způsob práce s produkty, sklady a objednávkami. Na základě toho doporučíme technicky i ekonomicky vhodný rozsah.

Může Money S3 řídit celý produktový katalog?

S odpovídajícím modulem může Money S3 spravovat nejen ceny a skladové zásoby, ale také názvy, popisy, obrázky, kategorie a další produktová data.
Bez E-shop konektoru bývá rozsah správy katalogu omezenější.

Lze propojit pouze objednávky a sklad?

Ano. Není nutné nasazovat kompletní správu produktového katalogu. Propojení lze zaměřit pouze na objednávky, zákazníky, ceny a skladové zásoby.

Lze přenášet PDF faktury zpět na e-shop?

Ne ve stejném automatickém režimu jako u Money S5. Money S3 v používané variantě propojení automatický export PDF faktur nepodporuje.
Dostupné alternativy s vámi můžeme probrat podle způsobu vystavování a odesílání dokladů.

Lze přenášet individuální B2B ceny?

Ano, při odpovídajícím nastavení a rozsahu propojení. Zákazníkovi lze na e-shopu přiřadit cenovou hladinu nebo ceník vedený v Money S3.

Lze propojit více e-shopů s jedním Money S3?

Ano, podle konkrétní konfigurace. Pro jednotlivé e-shopy je potřeba nastavit sklady, cenové hladiny, číselné řady a způsob rozlišení objednávek.

Jak často se data synchronizují?

Interval nastavíme podle typu dat, objemu záznamů a možností zvoleného způsobu propojení. Objednávky mohou mít jinou frekvenci než produkty, ceny nebo zásoby.

Nezodpověděli jsme vše, co potřebujete vědět?

Napište nebo zavolejte. Rádi s vámi vaši situaci nezávazně probereme při bezplatné konzultaci a navrhneme řešení přesně pro váš e-shop.

Aleš Rosa

Key Account Manager

Zavolejte nám (po - pá 8-16h)

+420 775 940 635 chceme@rocketoomax.cz

Propojení e-shopu s Money S3 podle vašich potřeb