Propojení Helios Red s e-shopem ~ Rocketoo MAX

Znáte Helios Red?

Ekonomický systém pro podnikatele a menší firmy

Helios Red je modulární ekonomický a účetní systém určený živnostníkům a menším firmám. Nabízí nástroje pro účetnictví, fakturaci, skladovou evidenci, obchodní partnery, maloobchodní i velkoobchodní prodej.
Pokud už v Helios Red spravujete produkty, ceny, skladové zásoby a doklady, nemusíte tato data kvůli modernímu e-shopu převádět do jiného ERP.
Rocketoo MAX lze propojit se systémem, který ve firmě používáte. Helios Red zůstane centrem účetnictví a skladu, zatímco e-shop se postará o online prodej a komunikaci se zákazníky.

Technologie propojení

Kompletní napojení prostřednictvím ShopSync

Propojení Rocketoo MAX s Helios Red realizujeme prostřednictvím služby ShopSync. Ta zajišťuje komunikaci mezi oběma systémy, transformaci dat a pravidelné zpracování změn.

Napojení stávajícího systému

Kvůli spuštění moderního e-shopu nemusíte měnit účetní systém ani zavádět nové ERP. Propojení navrhneme nad vaším současným Helios Red a zachováme způsob práce, na který jsou zaměstnanci zvyklí.

Od dokladů po kompletní katalog

Základní propojení může přenášet objednávky, zákazníky, ceny a skladové zásoby. V kompletní variantě lze synchronizovat také produktové karty, kategorie, obrázky, parametry nebo související zboží.

Jasně určený zdroj dat

U každé skupiny informací stanovíme, který systém ji řídí. Ceny a skladové zásoby můžete například spravovat v Helios Red, zatímco marketingové popisy, fotografie a řazení produktů ponecháte na e-shopu.

Automatický provoz

Po nastavení pracuje synchronizace automaticky v dohodnutých intervalech. Zaměstnanci nemusí připravovat tabulky, ručně exportovat data ani opakovaně zakládat stejné záznamy.

Proč Rocketoo MAX

Výhody propojení s Helios Red

Propojení, které zachová váš fungující ekonomický systém, omezí ruční práci a zpřístupní jeho data modernímu e-shopu.

Helios Red může zůstat ve vašem provozu

Nemusíte plánovat nákladnou migraci ERP jen kvůli novému e-shopu. Účetnictví, sklady, ceníky a doklady můžete dál spravovat v Helios Red.

Objednávky bez ručního přepisování

Objednávka z e-shopu se automaticky přenese do Helios Red včetně zákazníka, adres, položek, cen, slev, dopravy a způsobu platby.

Aktuální ceny a skladové zásoby

Změny cen a stavu skladu se pravidelně propisují na e-shop. Zákazníci tak nakupují podle aktuálních informací z ekonomického systému.

Méně chyb při zpracování

Automatický přenos omezuje překlepy, záměny produktů a další chyby, které vznikají při ručním přepisování objednávek a zákaznických údajů.

Podpora B2B prodeje

Propojení lze rozšířit o zákaznické skupiny, cenové hladiny a individuální obchodní podmínky pro přihlášené firemní zákazníky.

Možnost dalšího rozvoje

Začít můžete přenosem objednávek a skladových zásob. Později lze doplnit produktový katalog, zákazníky, více skladů nebo další e-shop.

Provozovatelé, kteří nám důvěřují

Rozsah propojení

Co lze mezi Helios Red a Rocketoo MAX synchronizovat

Konkrétní rozsah nastavíme podle používané verze, dostupných modulů a způsobu, jakým máte data v Helios Red evidovaná.

Produkty a skladové karty

Z Helios Red lze na e-shop přenášet kódy, názvy, popisy, měrné jednotky, sazby DPH, ceny, skladové zásoby a další produktové údaje.
Před spuštěním stanovíme, která pole se mají synchronizovat a zda je smí Helios Red na e-shopu přepisovat.

Kategorie a produktový obsah

V kompletním rozsahu lze synchronizovat kategorie, obrázky, popisy, parametry a související produkty.
Pokud je pro marketingový tým praktičtější spravovat obsah přímo na e-shopu, může Helios Red přenášet pouze provozní informace, jako jsou kódy, ceny a skladové zásoby.

Varianty produktů

Propojení může pracovat s variantami, například barvami nebo velikostmi. Jejich zpracování navrhneme podle způsobu, jakým je máte uložené v Helios Red.

Ceny a cenové hladiny

Na e-shop lze přenášet základní prodejní ceny i další cenové hladiny. Pro B2B zákazníky lze využít ceník nebo cenu přiřazenou konkrétní zákaznické skupině.

Skladové zásoby

Rocketoo MAX pravidelně získává informace o zásobách z Helios Red. Podle zvoleného řešení lze zobrazovat přesný počet kusů nebo pouze odpovídající dostupnost.
Pokud používáte více skladů, stanovíme, které z nich se mají na e-shopu započítávat.

Objednávky a faktury

Objednávky nebo faktury z e-shopu lze automaticky přenášet do Helios Red včetně položek, zákaznických údajů, adres, cen, slev, dopravy a platby.
Před spuštěním nastavíme odpovídající typ dokladu, číselnou řadu, sklad a další údaje potřebné pro účetní zpracování.

Faktury zpět na e-shop

Podle zvoleného rozsahu lze faktury vytvořené v Helios Red přenášet zpět na e-shop a zpřístupnit je zákazníkům.
Konkrétní postup a dostupnost PDF dokumentů ověříme podle používané konfigurace.

Zákazníci a obchodní partneři

Podle přijatých objednávek lze v Helios Red zakládat nové obchodní partnery nebo objednávku přiřadit k existujícímu záznamu.
U B2B propojení lze zákazníky přenášet také z Helios Red na e-shop, včetně jejich skupiny nebo cenové hladiny.

Stavy objednávek

Změnu stavu objednávky v Helios Red lze přenést zpět do Rocketoo MAX. E-shop pak může zákazníkovi zobrazit aktuální stav nebo odeslat odpovídající informační e-mail.

Doprava a platba

Dopravní a platební metody z e-shopu se párují s odpovídajícími hodnotami v Helios Red. Doklad tak obsahuje údaje potřebné pro fakturaci, expedici a další zpracování.

Jak to bude fungovat

Od kontroly současného systému po automatický provoz

Prověříme váš Helios Red

Zjistíme používanou verzi, aktivní moduly a technické prostředí. Ověříme, která data a agendy lze pro propojení využít.

Zmapujeme současné procesy

Projdemе správu produktů, cen, skladů, zákazníků a dokladů. Zjistíme také, jak objednávku zpracováváte od jejího přijetí až po expedici a fakturaci.

Určíme zdroj jednotlivých dat

U každé skupiny informací stanovíme, zda ji řídí Helios Red, Rocketoo MAX nebo jiný systém.

Navrhneme mapování

Připravíme popis přenášených polí, typů dokladů, skladů, cenových hladin, stavů objednávek, doprav a plateb.

Nastavíme ShopSync

Připravíme technické propojení, pravidla synchronizace a párování existujících produktů, zákazníků a dalších záznamů.

Otestujeme reálné scénáře

Ověříme objednávky spotřebitelů i firem, různé sazby DPH, slevy, dopravy, platby, změny stavů a další situace relevantní pro váš provoz.

Spustíme a zkontrolujeme provoz

Po spuštění ověříme první reálné synchronizace a nastavíme postup pro řešení případných chyb, duplicit nebo nepárovaných záznamů.

Praktický příklad

Od objednávky na e-shopu až po expedici

Zákazník vytvoří objednávku v e-shopu Rocketoo MAX. ShopSync ji automaticky přenese do Helios Red včetně zákazníka, adres, položek, cen, dopravy a platby.

Objednávku následně zpracujete způsobem, na který jste v Helios Red zvyklí. Změna jejího stavu se přenese zpět na e-shop a zákazník získá aktuální informaci.

Ceny a skladové zásoby se mezitím synchronizují opačným směrem z Helios Red do Rocketoo MAX.

E-shop, sklad i účetnictví tak pracují s navazujícími daty bez jejich ručního přepisování.

Technické předpoklady

Co budeme potřebovat před spuštěním

Pro realizaci propojení je potřeba:

používaná a podporovaná verze Helios Red,
přehled aktivních modulů,
potřebné přístupy a oprávnění,
informace o současném technickém prostředí,
seznam skladů a cenových hladin,
seznam používaných typů dokladů,
popis současného zpracování objednávek,
pravidla pro párování produktů a zákazníků,
rozhodnutí, který systém bude řídit jednotlivé skupiny dat.

Dostupnost konkrétních funkcí závisí na verzi, modulech a konfiguraci Helios Red. Technické předpoklady proto ověříme ještě před zahájením realizace.

FAQ

Časté dotazy k propojení s Helios Red

Odpovědi na to, co provozovatele e-shopů zajímá nejčastěji – než se pustí do propojení.

Musíme kvůli novému e-shopu přejít na jiný ERP systém?

Ne. Pokud vám Helios Red pro současný provoz vyhovuje, lze jej propojit s Rocketoo MAX a používat dál pro účetnictví, sklady, ceny a doklady.

Je Helios Red stále podporovaný?

Výrobce Helios Red stále nabízí, poskytuje k němu legislativní aktualizace a provozuje uživatelskou podporu. U některých konkrétních modulů se však mohou podmínky podpory lišit, proto před realizací ověříme používanou verzi a skladbu systému.

Lze propojit pouze objednávky a sklad?

Ano. Není nutné nasazovat kompletní správu produktového katalogu. Propojení lze zaměřit pouze na objednávky, zákazníky, ceny a skladové zásoby.

Může Helios Red řídit celý produktový katalog?

Podle používané konfigurace lze přenášet produkty, ceny, zásoby, kategorie, popisy, obrázky a další údaje.
Marketingový obsah můžete také ponechat v administraci Rocketoo MAX a z Helios Red přenášet pouze provozní data.

Lze přenášet faktury zpět na e-shop?

Ano, podle používané konfigurace a zvoleného rozsahu služby. Před realizací ověříme dostupný způsob vytvoření a přenosu dokumentu.

Jak často se data synchronizují?

Interval nastavíme podle typu dat, jejich objemu a možností zvoleného řešení. Objednávky mohou mít jinou frekvenci přenosu než produkty, ceny nebo skladové zásoby.

Nezodpověděli jsme vše, co potřebujete vědět?

Napište nebo zavolejte. Rádi s vámi vaši situaci nezávazně probereme při bezplatné konzultaci a navrhneme řešení přesně pro váš e-shop.

Aleš Rosa

Key Account Manager

Zavolejte nám (po - pá 8-16h)

+420 775 940 635 chceme@rocketoomax.cz

Moderní e-shop bez nutnosti měnit Helios Red