Propojení ABRA Gen s e-shopem ~ Rocketoo MAX

Znáte ABRA Gen?

Podnikový systém pro firmy s vlastními procesy

ABRA Gen je komplexní ERP systém určený především středním a větším firmám. Propojuje účetnictví, obchod, sklady, nákup, fakturaci, CRM a další podnikové agendy.
Jednotlivé firmy však mohou stejná data v ABRA Gen evidovat různými způsoby. Liší se používané agendy, typy dokladů, sklady, ceníky, vlastní pole i pravidla pro zpracování objednávek.
Proto propojení nepřipravujeme jako univerzální přenos několika tabulek. Nejdříve zmapujeme vaše současné nastavení a poté navrhneme integraci, která respektuje procesy, podle kterých firma skutečně funguje.
ABRA Gen zůstane hlavním podnikovým systémem. Rocketoo MAX nad jejími daty vytvoří moderní B2C nebo B2B prodejní kanál.

Technologie propojení

Přímé napojení ABRA Gen přes Web API

Propojení Rocketoo MAX s ABRA Gen realizujeme prostřednictvím služby ShopSync. Ta zajišťuje komunikaci mezi oběma systémy, transformaci dat, pravidelnou synchronizaci a zpracování případných chyb.

Standardní Web API systému ABRA Gen

Pro přenos dat využíváme Web API systému ABRA Gen. Toto rozhraní umožňuje data číst, zakládat i aktualizovat při zachování pravidel a vazeb nastavených v ERP.
Nejde o ruční export tabulek ani jednorázové přenášení souborů. Oba systémy spolu komunikují automaticky podle předem definovaných pravidel.

Propojení podle vašich agend

Produkty, ceny, zákazníci i doklady mohou být v každé instalaci ABRA Gen evidovány jinak. Proto nejprve určíme, které agendy, sklady, ceníky a typy dokladů má propojení používat.
Následně nastavíme párování záznamů, uživatelská pole a důležité vazby tak, aby propojení odpovídalo vašemu prostředí.

Vlastní a uživatelská pole

Pokud v ABRA Gen používáte vlastní položky, lze je podle technických možností zahrnout do datového modelu propojení.
Vlastní pole mohou například určovat, zda se produkt zobrazí na e-shopu, do jaké kategorie patří, jaký má alternativní název nebo které informace se mají zákazníkům zobrazovat.

Automatický provoz přes ShopSync

ShopSync pravidelně kontroluje nové a změněné záznamy a předává je do druhého systému. Zaměstnanci nemusí data exportovat, upravovat ani znovu importovat.
Frekvenci a rozsah synchronizace nastavíme podle objemu dat, potřebné aktuálnosti a možností vašeho prostředí.

Proč Rocketoo MAX

Výhody propojení s Abra Gen

Propojení, které respektuje vaše procesy, omezuje ruční práci a udržuje e-shop i ERP nad aktuálními daty.

ERP zůstane hlavním zdrojem firemních dat

Produkty, sklady, ceny, zákazníci a obchodní doklady můžete nadále spravovat v ABRA Gen. Rocketoo MAX tato data využije pro online prodej a zákaznickou samoobsluhu.

Objednávky bez ručního přepisování

Objednávka z e-shopu se automaticky přenese do odpovídající agendy ABRA Gen. Součástí přenosu mohou být zákaznické údaje, položky, ceny, slevy, doprava, platba, sklad, středisko nebo další potřebné hodnoty.

Respektování vašich procesů

Nepřizpůsobujete fungování firmy hotovému konektoru. Propojení navrhneme podle způsobu, jakým objednávky, sklady, ceny a zákazníky zpracováváte dnes.

Individuální B2B obchodní podmínky

Na e-shop lze přenášet různé cenové úrovně, individuální ceny, zákaznické skupiny, splatnosti nebo další B2B nastavení.
Přihlášený zákazník tak může vidět nabídku odpovídající svému obchodnímu vztahu.

Více skladů, provozoven a prodejních kanálů

Propojení lze navrhnout pro firmy s více sklady, pobočkami, e-shopy nebo zahraničními trhy. Pro každý kanál lze určit vlastní pravidla, zdroje dat a způsob zakládání dokladů.

Prostor pro další rozvoj

Pokud později přidáte další e-shop, sklad, ceník, jazykovou mutaci nebo vlastní proces, lze integraci dále rozšířit bez nutnosti měnit celé řešení.

Provozovatelé, kteří nám důvěřují

Rozsah propojení

Co lze mezi ABRA Gen a Rocketoo MAX synchronizovat

Přesný rozsah napojení stanovíme podle používaných agend, nastavení Web API a procesů vaší firmy.

Produkty a skladové karty

Z ABRA Gen lze přenášet kódy, názvy, popisy, měrné jednotky, sazby DPH a další údaje vedené u skladových nebo ceníkových položek.
Určíme také, zda se v ERP budou spravovat marketingové popisy, parametry, kategorie a další obsah, nebo zda tyto informace zůstanou v administraci Rocketoo MAX.

Ceny a ceníky

Na e-shop lze přenášet základní prodejní ceny, více cenových úrovní i individuální ceny pro konkrétní zákazníky.
Součástí návrhu bude práce s DPH, měnami, množstevními cenami, slevami a platností jednotlivých ceníků.

Skladové zásoby

Rocketoo MAX může získávat dostupnost z jednoho nebo více skladů ABRA Gen.
Podle obchodního modelu lze zobrazovat přesné množství, zjednodušenou dostupnost nebo hodnotu vypočtenou podle vlastních pravidel. Lze zohlednit také rezervace či další údaje, pokud je poskytuje dohodnutý rozsah integrace.

Objednávky

Objednávky z e-shopu se přenášejí do zvolené agendy ABRA Gen včetně položek, cen, slev, zákaznických údajů, fakturační a doručovací adresy, dopravy, platby a poznámek.
Při realizaci stanovíme také typ dokladu, číselnou řadu, středisko, zakázku, sklad a další hodnoty potřebné pro následné zpracování.

Faktury a obchodní doklady

Doklady vytvořené v ABRA Gen lze propojit s původní objednávkou na e-shopu. Zpět na e-shop lze přenášet stav dokladu, základní informace a podle rozsahu řešení také související dokumenty.
Zákazník pak může mít faktury a historii objednávek dostupné přímo ve svém účtu.

Zákazníci a firmy

Registraci z e-shopu lze založit nebo aktualizovat v adresáři ABRA Gen. Existující zákazníci se párují podle dohodnutých identifikátorů, například IČO, e-mailu nebo externího ID.
Z ABRA Gen lze na e-shop přenášet zákazníky, kontaktní osoby, adresy, zařazení do skupin, přiřazený ceník a další B2B údaje.

Objednávkové stavy

Stavy dokladů v ABRA Gen lze mapovat na stavy objednávek v Rocketoo MAX.
Změna v ERP se tak může projevit v zákaznickém účtu a spustit odpovídající informační e-mail, například o zpracování nebo expedici objednávky.

Doprava a platba

Dopravy a platební metody z e-shopu se párují s odpovídajícími hodnotami v ABRA Gen. Obchodní doklad tak obsahuje údaje potřebné pro expedici, fakturaci a další zpracování.

Jak to bude fungovat

Nejdříve pochopíme vaše procesy, potom nastavíme přenos dat

Zmapujeme současné prostředí

Projdemе používané agendy, sklady, ceníky, typy dokladů, zákaznické skupiny a vlastní pole. Zjistíme také, jak objednávka prochází firmou od přijetí až po expedici a fakturaci.

Určíme zdroje dat

U každé skupiny údajů stanovíme, zda ji řídí ABRA Gen, Rocketoo MAX nebo jiný systém. Tím zabráníme situaci, kdy oba systémy současně přepisují stejný údaj.

Navrhneme mapování

Připravíme popis směrů přenosu, mapování polí, typů dokladů, stavů objednávek, skladů, ceníků, doprav a plateb.
Součástí návrhu budou také pravidla párování existujících produktů a zákazníků.

Připravíme přístup přes Web API

Ověříme dostupnost Web API, potřebná oprávnění a agendy, se kterými má ShopSync pracovat.
Pro integraci doporučujeme vytvořit samostatného nevizuálního uživatele s přístupem pouze k potřebným datům a operacím.

Otestujeme reálné scénáře

Testujeme nejen základní objednávku, ale také firmy, koncové zákazníky, slevy, různé sazby DPH, měny, dopravy, platby, storna a další situace relevantní pro váš provoz.

Spustíme a zkontrolujeme provoz

Po spuštění ověříme první reálné synchronizace a nastavíme postup pro řešení případných chyb, duplicit nebo nepárovaných záznamů.

Praktický příklad

Od individuální ceny až po doklad v ABRA Gen

Obchodní zákazník se přihlásí do e-shopu Rocketoo MAX. E-shop jej rozpozná podle vazby na firmu vedenou v ABRA Gen a zobrazí mu odpovídající produkty, ceny a obchodní podmínky.

Zákazník vytvoří objednávku. ShopSync ji automaticky předá do ABRA Gen s odpovídajícím zákazníkem, položkami, cenami, skladem, střediskem, dopravou a platbou.

Objednávka dále pokračuje procesem nastaveným v ERP. Po jejím zpracování lze změnu stavu a související doklady přenést zpět na e-shop.

Obchodníci, sklad, účetnictví i zákazník tak pracují s navazujícími daty bez jejich ručního přepisování.

Technické předpoklady

Co budeme potřebovat před spuštěním

Pro realizaci propojení je potřeba:

aktivované a správně nakonfigurované Web API ABRA Gen,
odpovídající licence pro jeho používání,
samostatný uživatelský účet pro integraci,
nastavení potřebných oprávnění,
bezpečná dostupnost Web API pro službu ShopSync,
identifikace používaného spojení a firemních agend,
seznam skladů, ceníků a typů dokladů,
popis současného zpracování objednávek,
seznam standardních a uživatelských polí určených k přenosu,
rozhodnutí, který systém bude řídit jednotlivé skupiny dat.

Dostupnost konkrétních funkcí závisí na verzi, licenci a konfiguraci ABRA Gen. Technické předpoklady proto ověříme ještě před zahájením realizace.

FAQ

Časté dotazy k propojení s ABRA Gen

Odpovědi na to, co provozovatele e-shopů zajímá nejčastěji – než se pustí do propojení.

Potřebujeme pro propojení Web API?

Ano. Propojení využívá Web API systému ABRA Gen. Před realizací ověříme, zda je správně nainstalované, nakonfigurované a dostupné pro službu ShopSync.

Je pro Web API potřeba samostatná licence?

Pro provoz napojení je potřeba odpovídající licence ABRA Gen. Konkrétní licenční požadavky doporučujeme ověřit s vaším dodavatelem nebo správcem ABRA Gen ještě před realizací.

Musíme kvůli propojení změnit naše procesy v ABRA Gen?

Ve většině případů ne. Cílem úvodní analýzy je navrhnout propojení podle vašeho současného způsobu práce.
Pokud ale některý proces komplikuje automatické zpracování nebo může vytvářet nekonzistentní data, navrhneme vhodnou úpravu.

Lze pracovat s uživatelskými poli?

Ano, podle jejich nastavení a dostupnosti přes Web API. Při analýze určíme, která vlastní pole se mají přenášet a jaký význam budou mít na straně e-shopu.

Lze přenášet individuální ceny pro B2B zákazníky?

Ano. Propojení lze navrhnout pro cenové úrovně, individuální ceníky a další obchodní pravidla vedená v ABRA Gen.
Přesný způsob závisí na vašem cenovém modelu a evidenci zákazníků.

Jak se párují existující zákazníci?

Pravidla párování nastavíme před spuštěním. Lze použít například externí identifikátor, IČO, e-mail nebo kombinaci více údajů.
Cílem je pracovat se správným záznamem a zamezit vytváření duplicit v adresáři.

Jak často se data synchronizují?

Interval nastavíme podle typu dat, objemu záznamů a potřebné aktuálnosti. Objednávky mohou mít jiný interval než produktový katalog, ceny nebo skladové zásoby.

Lze přenášet faktury zpět na e-shop?

Ano, podle zvoleného rozsahu napojení a způsobu evidence dokladů. Zákazník pak může vidět informace o faktuře nebo její dokument ve svém účtu.

Jak se řeší oprávnění a zabezpečení?

Pro integraci doporučujeme vytvořit samostatného uživatele ABRA Gen s přístupem pouze k potřebným agendám a operacím.
Web API respektuje autentizaci, autorizaci a uživatelská práva nastavená v systému.

Kdo bude propojení podporovat?

Rocketoo MAX a návaznost na ShopSync řešíme s vámi jako součást jednoho projektu. Pokud problém souvisí s konfigurací nebo daty v ABRA Gen, zapojíme vašeho správce ERP nebo odpovídajícího partnera.

Nezodpověděli jsme vše, co potřebujete vědět?

Napište nebo zavolejte. Rádi s vámi vaši situaci nezávazně probereme při bezplatné konzultaci a navrhneme řešení přesně pro váš e-shop.

Aleš Rosa

Key Account Manager

Zavolejte nám (po - pá 8-16h)

+420 775 940 635 chceme@rocketoomax.cz

E-shop propojený s procesy, které řídíte v ABRA Gen