Propojení ABRA Flexi s e-shopem ~ Rocketoo MAX

Znáte Abra Flexi?

Účetnictví připravené na online prodej

ABRA Flexi je ekonomický a účetní systém určený především menším a středním firmám. Díky provozu v cloudu a rozsáhlému REST API nabízí široké možnosti automatizace a propojení s dalšími aplikacemi.
Pro e-shop může ABRA Flexi sloužit jako hlavní zdroj informací o produktech, cenách, skladových zásobách, zákaznících a obchodních dokladech. Rocketoo MAX tato data zpřístupní zákazníkům a nové objednávky automaticky předá zpět do Flexi.
v Nemusíte tak spravovat stejné informace na dvou místech ani ručně přepisovat objednávky do účetního systému.

Technologie propojení

Přímá komunikace s ABRA Flexi přes REST API

Propojení Rocketoo MAX s ABRA Flexi realizujeme prostřednictvím služby ShopSync. Ta bezpečně komunikuje s vaší instancí ABRA Flexi, transformuje data a zajišťuje jejich pravidelnou synchronizaci mezi oběma systémy.

Standardní API systému ABRA Flexi

Komunikace probíhá prostřednictvím REST API, které je přirozenou součástí ABRA Flexi. Nejde o jednorázové exporty tabulek, ruční přenos souborů ani instalaci synchronizační aplikace na váš server.
Napojení může pracovat s jednotlivými agendami ABRA Flexi a předávat data ve směru, který odpovídá vašemu provozu.

Obousměrná práce s doklady

Objednávky z e-shopu lze v ABRA Flexi zakládat jako přijaté objednávky nebo podle dohodnutého procesu jako další typ obchodního dokladu.
API systému umožňuje pracovat také s již existujícími objednávkami a fakturami. Díky tomu lze navrhnout pokročilejší scénáře než jen jednorázové založení dokladu.

Bez vlastního synchronizačního serveru

ShopSync komunikuje s ABRA Flexi prostřednictvím zabezpečeného cloudového rozhraní. Ve firmě nemusíte provozovat samostatný server ani počítač, který by zajišťoval pravidelný přenos dat.
Přístupové údaje, oprávnění a rozsah synchronizace nastavíme při realizaci propojení.

Synchronizace přizpůsobená vašemu provozu

Určíme, která data řídí ABRA Flexi a která Rocketoo MAX. Můžete například spravovat ceny a sklad v účetním systému, zatímco marketingové popisy, fotografie a řazení produktů ponecháte v administraci e-shopu.
Nevznikají tak konflikty mezi systémy a každý údaj se upravuje tam, kde to dává největší smysl.

Proč Rocketoo MAX

Výhody propojení s Abra Flexi

Technologie, která propojí účetnictví, sklad a internetový prodej do jednoho automatizovaného procesu.

ABRA Flexi zůstane centrem vašeho provozu

Nemusíte měnit zaběhnutý způsob fakturace, správy skladu ani práce s obchodními doklady. Rocketoo MAX se přizpůsobí procesům, které v ABRA Flexi již používáte.

Objednávky bez ručního přepisování

Nová objednávka z e-shopu se automaticky přenese do ABRA Flexi včetně zákazníka, fakturační a doručovací adresy, položek, cen, slev, dopravy a způsobu platby.

Aktuální ceny a skladové zásoby

Změny cen a skladových stavů v ABRA Flexi se automaticky propisují na e-shop. Zákazník tak vidí aktuální dostupnost a správnou cenu produktu.

Prostor pro individuální B2B ceníky

Propojení lze využít také pro zákaznické skupiny a individuální obchodní podmínky. Po přihlášení může zákazník na e-shopu vidět ceny odpovídající jeho nastavení.

Doklady dostupné zákazníkům

Faktury a další dohodnuté dokumenty lze přenášet zpět na e-shop a zpřístupnit je zákazníkům v jejich účtu nebo u konkrétní objednávky.

Řešení, které lze dále rozšiřovat

REST API ABRA Flexi umožňuje napojení postupně rozvíjet. Vedle základního přenosu objednávek můžete později doplnit další sklady, ceníky, firmy, stavy dokladů nebo vlastní procesy.

Provozovatelé, kteří nám důvěřují

Rozsah propojení

Co lze mezi ABRA Flexi a Rocketoo MAX synchronizovat

Konkrétní rozsah vždy navrhneme podle toho, kde jednotlivá data spravujete a jaké agendy ABRA Flexi používáte.

Produkty a ceníkové položky

Z ABRA Flexi lze na e-shop přenášet kódy, názvy, popisy, měrné jednotky, sazby DPH a další údaje vedené u ceníkových položek.
Podle zvoleného řešení lze synchronizovat také kategorie, obrázky, parametry, varianty a související produkty. U každé skupiny údajů společně určíme, zda ji řídí ABRA Flexi, nebo administrace Rocketoo MAX.

Ceny a cenové úrovně

Na e-shop lze přenášet základní prodejní ceny i další cenové úrovně. Pro B2B zákazníky je možné pracovat s individuálními cenami nebo ceníkem přiřazeným konkrétnímu zákazníkovi.
Před spuštěním nastavíme také práci s DPH, měnami a případnými slevami.

Skladové zásoby

Rocketoo MAX může automaticky získávat aktuální stav zásob z jednoho nebo více skladů ABRA Flexi.
Podle obchodního modelu lze zobrazovat přesný počet kusů, pouze informaci o dostupnosti nebo hodnotu vypočtenou z více skladů.

Objednávky

Objednávky z e-shopu se přenášejí do ABRA Flexi včetně položek, zákaznických údajů, adres, cen, slev, poznámek, dopravy a platby.
Nastavíme typ dokladu, číselnou řadu, sklad, středisko a další údaje potřebné pro navazující zpracování.

Faktury a další doklady

Faktury vytvořené v ABRA Flexi lze propojit s původní objednávkou na e-shopu. Podle zvoleného rozsahu napojení lze přenášet informace o dokladu, jeho stavu a případně také jeho PDF podobu.
Zákazník pak může mít doklady dostupné přímo ve svém účtu.

Zákazníci a adresář

Nového zákazníka z e-shopu lze automaticky založit v adresáři ABRA Flexi. Existující firmy se párují podle dohodnutých identifikátorů, například IČO, e-mailu nebo externího ID.
Opačným směrem lze přenášet zákazníky, jejich kontaktní údaje, cenové úrovně a další informace potřebné pro B2B prodej.

Stavy objednávek

Změna stavu dokladu v ABRA Flexi se může propsat zpět na e-shop. Zákazník tak získá aktuální informaci o zpracování objednávky a e-shop může automaticky odeslat odpovídající oznámení.
Konkrétní stavy obou systémů před spuštěním vzájemně namapujeme.

Doprava a platba

Způsoby dopravy a platební metody z e-shopu se párují s odpovídajícími hodnotami v ABRA Flexi. Objednávka se tak do účetního systému přenese s údaji, které potřebujete pro fakturaci a expedici.

Jak to bude fungovat

Jasně určíme, který systém řídí jednotlivá data

Zmapujeme současné nastavení

Zjistíme, jak v ABRA Flexi evidujete produkty, sklady, ceny, zákazníky a doklady. Současně projdeme způsob zpracování objednávky od jejího přijetí až po expedici a fakturaci.

Navrhneme datové toky

U každé skupiny dat určíme směr přenosu a zdroj pravdy. Výsledkem bude konkrétní popis toho, co se přenáší, kdy se to přenáší a který systém smí daný údaj měnit.

Nastavíme ShopSync

Připravíme přístup k API, párování záznamů, typy dokladů, sklady, ceníky, dopravy, platby a další potřebná pravidla.

Otestujeme reálné scénáře

Neověřujeme pouze vytvoření jedné objednávky. Testujeme také slevy, rozdílné sazby DPH, firmy, koncové zákazníky, dopravy, platby, změny stavů, storna a další situace relevantní pro váš provoz.

Spustíme a zkontrolujeme provoz

Po spuštění ověříme první reálné přenosy a nastavíme postup pro řešení případných chyb nebo nepárovaných záznamů.

Praktický příklad

Od objednávky po fakturu bez dvojí administrativy

Zákazník vytvoří objednávku v e-shopu Rocketoo MAX. ShopSync ji automaticky předá do ABRA Flexi, kde vznikne přijatá objednávka s odpovídajícím zákazníkem, položkami, cenami, dopravou a platbou.

V ABRA Flexi objednávku zpracujete stejným způsobem jako ostatní obchodní doklady. Po vytvoření faktury lze informaci o dokladu přenést zpět na e-shop a zpřístupnit ji zákazníkovi.

Změna skladové zásoby se následně synchronizuje na e-shop. Obchod, účetnictví i zákazník tak pracují s navazujícími a aktuálními informacemi.

Technické předpoklady

Co budeme potřebovat před spuštěním

Pro přípravu propojení je potřeba:

ABRA Flexi provozovaná v cloudu,
aktivní přístup k REST API,
uživatelský účet s odpovídajícími oprávněními,
adresa používané instance ABRA Flexi,
identifikace firmy vedené v systému,
seznam skladů, ceníků a typů dokladů,
popis požadovaného zpracování objednávek,
rozhodnutí, který systém bude řídit jednotlivé skupiny dat.

Dostupnost některých funkcí může záviset na používané variantě ABRA Flexi, licenci a konkrétní konfiguraci. Všechny předpoklady ověříme ještě před zahájením realizace.

FAQ

Časté dotazy k propojení s ABRA Flexi

Odpovědi na to, co provozovatele e-shopů zajímá nejčastěji – než se pustí do propojení.

Pro jakou variantu ABRA Flexi je propojení určené?

Propojení nabízíme pro ABRA Flexi provozovanou v cloudu. Komunikace probíhá prostřednictvím standardního REST API bez instalace synchronizační aplikace ve vašem prostředí.

Potřebujeme pro propojení API?

Ano. Propojení využívá REST API ABRA Flexi. Před realizací ověříme, zda máte odpovídající licenci, přístupové údaje a oprávnění pro požadované agendy.

Musíme ve firmě instalovat nějaký program nebo provozovat server?

Ne. ShopSync komunikuje s ABRA Flexi prostřednictvím cloudového API. Na vašem počítači ani serveru není potřeba instalovat synchronizační program.

Může ABRA Flexi řídit celý produktový katalog?

Ano, podle způsobu evidence a zvoleného rozsahu propojení. Z ABRA Flexi lze přenášet základní produktová data, ceny a zásoby.
Kategorie, obrázky, parametry, varianty a marketingový obsah lze spravovat v ABRA Flexi nebo v Rocketoo MAX podle toho, co je pro váš tým praktičtější.

Lze přenášet individuální ceny pro B2B zákazníky?

Ano. Propojení může pracovat s cenovými úrovněmi a zákaznickými ceníky. Konkrétní model navrhneme podle toho, jak máte ceny a obchodní vztahy evidované v ABRA Flexi.

Co se stane, když zákazník už v ABRA Flexi existuje?

Před spuštěním nastavíme pravidla párování zákazníků. Může se využít například externí identifikátor, IČO nebo e-mail. Cílem je aktualizovat správný záznam a nevytvářet zbytečné duplicity.

Lze posílat faktury zpět na e-shop?

Ano, podle zvoleného rozsahu napojení. K objednávce lze přenést informace o faktuře a případně také PDF dokument, který zákazník uvidí ve svém účtu.

Jak často se data synchronizují?

Interval nastavíme podle typu dat, možností provozu a požadovaného rozsahu integrace. Objednávky mohou mít jiný interval než produktový katalog nebo skladové zásoby.

Co když máme vlastní proces nebo nestandardní pole?

Rocketoo MAX umožňuje doplnit funkce a logiku podle konkrétního provozu. Při úvodní analýze posoudíme, zda požadavek vyřeší konfigurace ShopSync, úprava na straně e-shopu, nebo individuální rozšíření integrace.

Kdo řeší případné problémy se synchronizací?

Nemusíte koordinovat několik anonymních dodavatelů. Provoz e-shopu a návaznost na integraci řešíme s vámi jako součást jednoho projektu.

Nezodpověděli jsme vše, co potřebujete vědět?

Napište nebo zavolejte. Rádi s vámi vaši situaci nezávazně probereme při bezplatné konzultaci a navrhneme řešení přesně pro váš e-shop.

Aleš Rosa

Key Account Manager

Zavolejte nám (po - pá 8-16h)

+420 775 940 635 chceme@rocketoomax.cz

E-shop a ABRA Flexi propojené přes moderní API