Firemní účty v Rocketoo: B2B nákupy pod kontrolou

Každý, kdo někdy prodával firmám, to zná. Jeden zákazník ve skutečnosti není jeden zákazník – je to celé oddělení nákupu, účetní, vedoucí, schvalovatel a k tomu ještě tři různé doručovací adresy. Pokud jste doposud tahle specifika řešili přes obyčejné zákaznické účty, objednáváním přes e-mail nebo nekonečnými telefonáty, máme pro vás dobrou zprávu.

V Rocketoo MAX jsme spustili modul Firemní účty – plnohodnotnou B2B vrstvu přímo ve vašem e-shopu. Bez kompromisů, bez zbytečné složitosti.

Proč B2B potřebuje jiná pravidla než B2C

Když si soukromá osoba objednává zboží, celý proces je přímočarý: vybere, zaplatí, dostane. Firemní nákup ale vypadá jinak. Za objednávkou stojí nákupčí, který musí čekat na schválení nadřízeného. Platba neprobíhá kartou, ale na fakturu se splatností. Zboží jde na jinou adresu, než je fakturační. A příští objednávku udělá úplně jiný člověk ze stejné firmy.

Standardní e-shopová řešení tohle neumějí. Výsledkem jsou pak objednávky e-mailem, ruční vystavování faktur a ztráta přehledu o tom, kdo co nakoupil a zda vůbec zaplatil.

Modul Firemní účty tohle celé řeší systémově – přímo ve vašem e-shopu.

Co modul Firemní účty umí

Jeden firemní účet, více lidí

Pod každou firmou může být libovolný počet uživatelů. Každý z nich se přihlašuje svým vlastním účtem, ale nakupuje jménem firmy. Sdílejí fakturační i doručovací adresy a mají přístup k historii objednávek celé firmy.

Přidávání lidí do firmy je jednoduché – administrátor firmy pošle pozvánku na e-mail. Odkaz platí 7 dní, po kliknutí se nový člen buď přihlásí ke stávajícímu účtu, nebo se rovnou zaregistruje a k firmě se přiřadí automaticky.

Role, které odpovídají realitě firemního nákupu

Ne každý ve firmě má stejnou pravomoc. Proto modul pracuje se čtyřmi rolemi:

Administrátor firmy - má plná práva – zadává objednávky, schvaluje je, spravuje uživatele i adresy. Je to člověk, který má celou firmu pod kontrolou.

Nákupčí - objednávky zadává a spravuje adresy, ale schvalovat nemůže. Typicky je to referent nákupu, který připravuje objednávky ke schválení.

Schvalovatel - objednávky zadává i schvaluje, ale do správy uživatelů mu přístup nepatří. Hodí se pro vedoucí, kteří mají rozhodovací pravomoc, ale správu firmy přenechávají jiným.

Účetní - nemůže objednávat ani schvalovat – vidí ale historii objednávek a má přehled o fakturaci. Přesně to, co účetní oddělení potřebuje.

Schvalovací workflow bez papírování

Řada firem má interní pravidlo: objednávky nad určitou částku musí schválit vedoucí. V Rocketoo to funguje automaticky.

Nastavíte práh pro schválení – třeba 10 000 Kč. Jakmile nákupčí zadá objednávku nad tuto částku, neprojde rovnou ke zpracování, ale přejde do stavu „Čeká na schválení”. Všichni schvalovatelé a administrátoři firmy dostanou automatické upozornění. Schvalovatel pak objednávku v zákaznické sekci jednoduše schválí nebo zamítne.

Každý uživatel může mít navíc vlastní osobní limit na objednávku – a ten má přednost před prahem firmy. Pokud nákupčí překročí svůj osobní limit, objednávka jde ke schválení vždy, bez ohledu na nastavení firmy.

Platba na fakturu s kreditním limitem

Toto je pro B2B zákazníky klíčová funkce. Schválené firemní zákazníky necháte nakupovat na fakturu – bez okamžité platby. Vy ale máte plný přehled a kontrolu.

Každé firmě nastavíte kreditní limit – maximální výši dluhu, kterou tolerujete. Systém pak automaticky hlídá, zda má firma při každé nové objednávce dostatečný dostupný kredit. Pokud ne, platba na fakturu se zákazníkovi jednoduše nezobrazí.

Kredit se uvolňuje automaticky – buď při přechodu objednávky do stavu „Zaplaceno”, nebo při stornování. Vy nemusíte nic počítat ručně.

Sdílené adresy pro celou firmu

Žádné opisování firemní adresy při každé objednávce. Fakturační i doručovací adresy spravuje administrátor nebo nákupčí firmy a jsou dostupné všem jejím členům. Když firma otevře novou pobočku, přidá adresu jednou – a všichni ji hned vidí.

Jak to vypadá z pohledu zákazníka

Zákazník, který je členem firemního účtu, vidí v zákaznické sekci na e-shopu navíc tyto sekce:

Moje firma – přehled informace o firmě, seznam členů, správa pozvánek a adres.

Čeká na schválení – nákupčí zde vidí své objednávky, které čekají na souhlas nadřízeného.

Schvalování objednávek – administrátoři a schvalovatelé zde vidí seznam objednávek čekajících na jejich rozhodnutí a historii již vyřešených schválení.

Zákazník se do firemního světa může dostat dvěma způsoby: buď si při registraci zaškrtne volbu „Registrovat jako firma”, nebo si kdykoliv později převede osobní účet na firemní přes formulář v zákaznické sekci. V obou případech firma vznikne jako neschválená – vy ji jako provozovatel e-shopu ručně schválíte, čímž jí povolíte přístup k B2B funkcím jako platba na fakturu nebo kreditní limit.

Pro koho je modul Firemní účty určen

Modul ocení každý e-shop, který prodává i firemním zákazníkům a chce jim nabídnout odpovídající servis. Ať prodáváte kancelářské potřeby, techniku, průmyslový materiál nebo cokoliv jiného, pokud vaši zákazníci jsou firmy, tohle je nástroj, který vám ušetří spoustu manuální práce a zároveň zákazníkům nabídne zážitek odpovídající jejich očekáváním.

Konkrétně se modul hodí tehdy, když:

Máte zákazníky, kteří nakupují opakovaně a jejich objednávky schvaluje více lidí. Místo e-mailů a telefonátů má každý svou roli a přehled.
Chcete nabídnout platbu na fakturu, ale bez rizika nekontrolovaného dluhu. Kreditní limit vám dá jistotu, že zákazník nenakoupí více, než si může dovolit.
Vaši zákazníci mají více poboček nebo doručovacích adres. Sdílené adresy to řeší čistě a bez duplicit.

Jak modul zapnout

Modul Firemní účty nainstalujete ve Správci rozšíření přímo v administraci Rocketoo. Po instalaci ho najdete pod Zákazníci → Firmy a nastavení je dostupné v Nastavení → Rozšíření → Firemní účty.

Podrobný návod, jak vše nastavit krok za krokem, najdete v naší nápovědě na napoveda.rocketoo.cz/rocketoo/rozsireni/firemni-ucty.

B2B segment má svá specifika a zákazníci z něj to od vás očekávají. S modulem Firemní účty jim konečně nabídnete prostředí, které jejich způsob nakupování respektuje – a vy přitom neztrácíte přehled ani kontrolu.